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Neustrukturierung des Payroll-Bereichs (SAP HCM)

Auftrag in diesem HR Interimmandat war es, den kompletten HR-Bereich inklusive aller Schnittstellen und Prozesse zu untersuchen. Das Ziel: Die HR auf einen aktuellen und revisionssicheren Stand zu bringen.

Das Unternehmen war rasant gewachsen war (5 Standorte in 3 Tarifgebieten). Die Payroll-Abteilung (7 Sachbearbeiter, verantwortlich für 5400 Abrechnungen) war dem nicht mehr ausreichend gewachsen. Es fehlte an revisionssicheren Prozessen. Gesetzliche Auflagen waren unzureichend oder gar nicht umgesetzt. Das SAP-System war weder auf dem aktuellen Stand, noch wurde es optimal genutzt. Die Kenntnisse der Sachbearbeiter waren für eine zeitgemäße Entgeltabrechnung unzureichend. Es fehlten sowohl Kenntnisse von SAP HCM wie auch des aktuellen Steuer- und Sozialversicherungsrechts.

Zunächst ermittelte die HR Interimmanagerin in Einzel- und Gruppengesprächen den Wissensstand und das Entwicklungspotenzial der Sachbearbeiter. Sie beobachtete, hinterfragte und dokumentierte alle Arbeitsschritte der einzelnen Mitarbeiter. Keiner der Sachbearbeiter hatte je in einem anderen Unternehmen gearbeitet (Betriebszugehörigkeiten von 25 bis 40 Jahren). Das erschwerte es, eine Einsicht zum Überdenken der langjährig etablierten Prozesse zu erreichen.

Konzept für Neuordnung der HR Prozesse und Payroll

Die Interimmanagerin erstellte eine umfangreiche Analyse und Dokumentation der Schwachstellen und der damit verbundenen Risiken für die Geschäftsführung. In einem Konzept für die Neuordnung der HR Prozesse präsentierte sie neue und revisionssichere Lösungsvorschläge – und setzte diese anschließend um. Das SAP-System wurde auf den neuesten Stand gebracht und Abläufe darin durch diverse Einstellungen automatisiert. Die Sachbearbeiter wurden mit einem intensiven Coaching und Schulungen in die Lage versetzt, effektiv und gesetzeskonform zu arbeiten. Zur Unterstützung wurde außerdem eine Vielzahl von (System-)Beschreibungen erstellt, die sie in die Lage versetzen, auch komplizierte Arbeiten im SAP-System Schritt für Schritt auszuführen.

Das Projekt in Stichworten:

  • Neustrukturierung des Payroll-Bereichs nach starkem Unternehmenswachstum
  • umfangreiche Analyse und Dokumentation der Schwachstellen
  • revisionssichere Neuordnung der HR Prozesse
  • Schulung der Payroll-Mitarbeiter.
zur Interim Managerin
MA-3131 Expertin aus dem Pool der Management Angels

Das Power-Point-Unwesen ist ihre Sache nicht: Diese HR Interimmanagerin kommt gerne schnell zur Sache. Ihre Analysen sind genau, ihre Lösungsansätze skizziert sie knapp und überzeugend – mitunter schon mal handschriftlich auf einem einfachen Blatt Papier. In der Umsetzung zieht sie sich nicht ins Management zurück, sondern begleitet die Beteiligten aktiv bei allen Schritten auf dem Weg zur erfolgreichen Lösung. Ihre Offenheit und Ehrlichkeit schaffen das Vertrauen, um Organisationen und Menschen für neue Perspektiven durch Restrukturierung und Coaching zu gewinnen.

Die HR Interimmanagerin arbeitet seit mehr als 25 Jahren im Personalwesen, davon 17 Jahre als Personalleiterin, überwiegend in mittelständischen Industrieunternehmen. In ihren Tätigkeiten hatte sie immer wieder Gesamtverantwortung für alle Personalprozesse einschließlich der Entgeltabrechnung.

Umfangreiche Erfahrungen bei Sonderthemen wie Betriebsübergängen, Restrukturierungen, Personalabbaumaßnahmen und Tarifverhandlungen gehören zu ihrem Erfahrungsschatz. Sie verfügt über fundierte arbeitsrechtliche Kenntnisse. Fortbildungen zur Mediatorin und im Change-Management erweitern ihre Qualifikationen.

Ein Schwerpunkt der HR Interim Managerin ist die Entgeltabrechnung, hier insbesondere das System SAP HCM. In diesem Segment hat sie mehrere Projekte (Einführung sowie Carve-In / Carve-Out) erfolgreich abgeschlossen. Darüber hinaus verfügt sie über ausgezeichnete Kenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsrecht sowie den angrenzenden Bereichen wie Zeitwirtschaft und Reisekostenrecht.

Dank ihrer langjährigen Erfahrung erkennt sie Schwachstellen und Probleme sofort – und findet praxisorientierte Lösungen. Diese Lösungen setzt sie mit einer ausgesprochenen „Hands-on-Mentalität“ aktiv um.

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